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Uma reunião pode ser um momento privilegiado para que se definam estratégias, se analisem resultados ou simplesmente se discutam ideias. Mas organizar e conduzir uma reunião de maneira produtiva não é tarefa fácil. Nada é pior que chegar ao fim de uma reunião com a sensação de foi tudo menos produtiva. Talvez seja necessária uma nova forma de preparar, conduzir e finalizar as reuniões.

Apresentamos abaixo 7 dicas para que a eficiência e a eficácia de uma reunião sejam uma realidade:

Prepare a reunião

Envie a informação necessária aos elementos convocados. Para além do horário de começo deve enviar também, sempre que possível, o plano de trabalhos para que os participantes possam estar preparados para a reunião.

Tenha atenção à escolha da hora da reunião

Algumas horas podem ser críticas para se fazer uma reunião. Dependendo do tipo de reunião e da duração estipulada, a escolha da hora pode ser um fator determinante no sucesso da mesma. Reuniões pela manhã podem ser mais produtivas do que depois do almoço ou no fim da tarde.

Inicie a reunião à hora prevista

Mesmo que ainda não estejam todos os presentes, deve iniciar a reunião à hora estipulada, pois desta forma controla a agenda da reunião e não penaliza quem se esforçou por estar presente a horas. Serve também de aviso informal para quem se atrasa, assim quem chega atrasado fica com a perceção de que pode estar a perder pontos importantes.

Promova a intervenção dos participantes

As intervenções de quem conduz a reunião, e dos participantes vai variar bastante de acordo com o tipo de reunião. Numa reunião mais informativa caberá ao condutor ter um papel mais dinâmico, enquanto numa reunião de brainstorming serão os participantes a assumir um papel de maior intervenção. Independentemente do tipo de reunião é sempre positivo manter em aberto o diálogo, escute ativamente os participantes e anote as suas ideias e intervenções. Envolva os participantes que por norma são mais calados, para que não se sintam colocados de parte, e assim torne a reunião dinâmica e produtiva.

Faça um registo do que se passou na reunião

Anote os principais pontos e ideias que foram discutidos na reunião, pode utilizar um documento pré definido para o efeito. A versão final do deste documento deve chegar a todos os participantes da reunião.

Controle o tempo

Respeite o tempo estipulado para cada assunto do plano de trabalhos. Embora a discussão deva ser fomentada, evite a todo o custo discussões paralelas ou que não levem a lado algum.

Conclua com êxito / Faça o balanço

Conclua  a reunião agradecendo as contribuições de todos, reforce os aspetos positivos que tenham sido alcançados, elabore um resumo final com as principais conclusões. Após a reunião tente obter feedback individualizado dos participantes. Não tenha receio de ser alvo de avaliação, essa é a melhor forma de caminhar em direção à excelência.

Texto de: Vasco Neves