Passaram 138 anos da sua criação, mas o telefone ainda continua a ser um dos principais aliados para tornar contactos em negócios. As constantes evoluções tecnológicas fazem deste objeto um dos mais presentes na vida pessoal e profissional das pessoas. Hoje são muitas as formas de se comunicar via telefone, podemos usar modelos mais tradicionais, como os telefones de secretária, ou os mais recentes telemóveis e smartphones, ou até mesmo um computador para comunicar através de um serviço via web. Uma coisa é inegável, seja qual for o meio utilizado existem sempre falhas que comprometem a fiabilidade da comunicação.

Apresentamos seis regras simples para evitar más práticas na comunicação telefónica:

1- Utilize uma agenda ou caderno de notas

Para qualquer comunicação via telefone ( e mesmo presencial), é importante perceber  qual o objetivo que se está a tentar alcançar. Se numa reunião presencial ou mesmo por email, é importante ter o domínio do assunto que está a ser tratado, no decorrer de uma conversa telefónica este ponto torna-se ainda mais importante. Nem sempre temos a certeza que estamos a receber a total atenção de quem se encontra do outro lado. Numa conversação telefónica em tempo real não é possível rever ou editar, como pode fazer numa conversação via email, é necessário ter a certeza do que estamos a dizer.

2- Elimine as suas “bengalas” de linguagem

Todos nós usamos apoios linguisticos enquanto falamos, muitas das vezes serve para  estruturar o discurso mental. Quanto menor for o domínio sobre o assunto, mais frequentes serão o uso destas “bengalas”. Sempre que for possível grave a conversação (caso tenha o consentimento do seu interlocutor), ou peça a algum colega que preste atenção ao seu discurso enquanto mantém uma conversação telefónica. A repetição exagerada de palavras pode ser um sinal de que precisa melhorar algo na sua comunicação. “Efetivamente”, “Pois”, “Claro” “De facto”,  “Sim, Sim” são palavras perfeitamente normais, mas se forem usadas vinte ou trinta vezes em dez minutos de conversa telefónica, tornam-se simplesmente irritantes.

3- Tenha uma escuta ativa

Escutar os outros é uma arte difícil de praticar. Quando se trata de negociação comercial é importante seguir a velha máxima “ dois ouvidos e uma boca”. A ausência de linguagem não verbal pode ser um grande entrave à comunicação. Profissionais com bastante experiência vão conseguir captar pequenas nuances no tom de voz do interlocutor, e fazer um raio x de quem está do outro lado. Escute primeiro e fale depois.

4- Pense antes de responder

Fazer uma pequena pausa antes de responder, fará com que o interlocutor perceba que de facto o esteve a escutar. Nada é pior do que cortar o raciocínio da outra pessoa. Estes pequenos atropelos no discurso do outro, fazem com que por vezes respondamos a algo que não foi perguntado, ou que respondamos de forma errada.

5- Adapte o seu tom de voz às ocasiões

É importante  ir adaptando a sua voz ao discurso e à própria evolução da conversa. Esta técnica deve ser utilizada de uma forma subtil, para não ser percebido pelo interlocutor.  Falar com pessoas de regiões diferentes pode ser um desafio, falar mais rápido ou mais devagar pode ser uma vantagem para que a conversação seja facilitada, e ajuda a passar a mensagem pretendida.

6- Mantenha a sua boca livre apenas para comunicar

Um dos erros mais comuns é comunicar telefonicamente com pastilha elástica, este é um erro crasso. Não esteja a mascar a pastilha, estes elementos vão influenciar na sua maneira de falar, e o que se pretende é os discursos sejam fluídos.

Siga estas regras básicas e verá que terá resultados bem melhores nas suas comunicações telefónicas.

Texto de: Vasco Neves